Jak stworzyć upoważnienie do przetwarzania

17 maj Jak stworzyć upoważnienie do przetwarzania

Zbiory danych osobowych i zasoby

Jednym z kluczowych elementów w procesie zarządzania danymi osobowymi jest zarządzanie upoważnieniami do przetwarzania danych. Dotychczas system pozwalał na podpięcie do dokumentu upoważnienia pojedynczego zasobu – zbioru lub programu. Od wersji 1.0.20 mamy możliwość podpinania do dokumentu upoważnienia wielu zbiorów i zasobów.

Jaka jest różnica pomiędzy zbiorem a zasobem w systemie ABI Administrator?

Zbiór jest pojęciem abstrakcyjnym. Jest klamrą, która spina różnego rodzaju podzbiory i programy, które w systemie określamy właśnie, jako zasoby. Spójrzmy na przykład poniżej.

Zbiór danych osobowych: Pracownicy. Zbiór danych osobowych, w którym przetwarzamy dane pracowników i zleceniobiorców.

Zasoby – czyli programy lub podzbiory: Program Płatnik, Program Kadrowy, Akta osobowe (forma papierowa), Dane pracowników na potrzeby ZFŚS, i wiele innych w zależności od stopnia złożoności tematu oraz stopnia szczegółowości do jakiego chcemy się zagłębiać.

Zauważmy, że grupa osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w zbiorze Pracownicy może być zróżnicowana. Są osoby, które przetwarzają dane we wszystkich w/w programach i podzbiorach, ale są pracownicy, którzy będą mieli dostęp tylko do niektórych z nich.

Innym czynnikiem różnicującym będą także lokalizacje zasobów oraz odpowiadające im sposoby zabezpieczeń fizycznych.

Z tych powodów w systemie ABI Administrator wprowadziliśmy rozróżnienie na zbiory i zasoby. Najlepiej zilustruje to forma tabelaryczna.

Jak widzimy powyżej, do zbioru danych osobowych Pracownicy dostęp mają 4 różne osoby, ale poszczególne z nich korzystają z różnych zasobów – programów i podzbiorów. Dzięki rozróżnieniu na Zbiory i Zasoby w systemie ABI Administrator uzyskujemy unikalną możliwość wygenerowania upoważnień do przetwarzania danych osobowych w tym zbiorze, ale przy użyciu różnych zasobów.

Jak stworzyć dokument upoważnienia do przetwarzania

W systemie ABI Administrator możemy taki dokument wygenerować ad-hoc lub skorzystać z funkcji szablonów, co jest niezwykle wygodne, bo nie musimy dokumentu tworzyć za każdym razem od nowa.

Szablon tworzymy w menu administracyjnym Dokumenty > Nowy szablon. Wprowadzamy treść główną dokumentu a elementy zmienne zapisujemy, jako shortcody przy użyciu menu Wstaw. Shotcody to elementy dokumentu, które zostają wypełnione automatycznie właściwymi danymi w chwili wysyłania dokumentu. Dzięki temu możemy przy użyciu pojedynczego dokumentu stworzyć nieograniczoną liczbę upoważnień dla osób lub całych grup, np. dla całego działu księgowości. Shortcody w dokumencie przedstawionym poniżej zaznaczono na [niebiesko].

Przykład szablonu upoważnienia do przetwarzania danych

Tak przygotowany szablon zapisujemy w systemie i będziemy mogli skorzystać z niego w przyszłości.

W celu wygenerowania dokumentu upoważnienia na podstawie wcześniej przygotowanego szablonu, wchodzimy z poziomu menu administracyjnego do Dokumenty > Wyślij dokument i wybieramy opcję Wczytaj szablon. Następnie wybieramy pożądany szablon z listy dostępnych i klikamy OK.

W celu wybrania zbiorów i zasobów zaznaczamy checkox Upoważnienie i klikamy Wybierz.

Pokazuje się nam okno wybrania zasobów. Możemy wybrać wszystkie z danego Zbioru lub tylko te, których dana osoba używa – do których chcemy ją upoważnić.

Następnie ustawiamy pozostałe parametry np. daty oraz przechodzimy do wyboru użytkowników/pracowników, którym upoważnienie wystawiamy. Możemy zaznaczyć w tym miejscu całą grupę – wówczas upoważnienie zostanie wygenerowane dla każdego z członków grupy lub wybrać poszczególne osoby z listy osób.

Po kliknięciu „Wyślij dokument” system wygeneruje automatycznie n dokumentów – indywidualnie dla każdej z osób, które wybierzemy.

Jak widzimy poniżej, treść dokumenty wypełniła się automatycznie właściwymi danymi – w tym nazwą zbioru oraz nazwami programów, w których odbywa się przetwarzanie. Warto zwrócić uwagę, że jeśli z jakichś względów nie chcemy wymieniać tutaj programów i pozostać na poziomie upoważnienia do zbioru, to wystarczy usunąć shortcode za to odpowiedzialny – w tym przypadku [resource_name].